Un EPI fonctionne comme un consommable, avec une différence qui compte : la taille, et le fait que chaque sortie est nominative. Vous ne distribuez pas trois casques, vous distribuez un casque à Kevin. C'est cette nuance qui permet, un an plus tard, de dire qui a reçu quoi et quand.
Créer l'article
- 1Onglet EPI, bouton Créer.
- 2Nommez l'article et choisissez son Type : haut, bas, chaussure, casque, gant, protection ou autre.
- 3Renseignez la marque, la référence interne, la catégorie, le prix, le dépôt et l'emplacement.
- 4Indiquez la Taille, ou activez Toutes les tailles pour créer la gamme complète d'un coup.
Le type ne sert pas à décorer. Il détermine l'échelle de tailles proposée (S à XXXL pour un haut, 36 à 48 pour une chaussure, 1 à 12 pour un gant), et surtout il permet au tableau de besoin de rapprocher un article des mensurations de vos employés. Un type mal choisi, et le calcul du besoin passe à côté.
Une fiche par taille
Chaque taille est une fiche avec son propre stock. Quinze chaussures de sécurité en huit pointures, ce sont huit fiches. Toutes les tailles les crée en une passe et vous laisse saisir la quantité en face de chacune, ce qui évite huit formulaires.
Le Numéro de groupe relie des articles arrivés ensemble : un lot livré, une commande. Il ne remplace pas le regroupement automatique par nom, marque et catégorie, qui est ce que le tableau de besoin utilise.
Entrer du stock
Ouvrez la fiche de la bonne taille, appuyez sur Ajouter, saisissez la quantité, la date et une note. Comme pour le stock, il n'existe pas de champ « quantité » modifiable : le stock d'un EPI est la somme de ses mouvements.
Distribuer
- 1Sur la fiche, appuyez sur Distribuer. Le bouton est inactif si le stock est à zéro.
- 2Choisissez la Personne. Le champ cherche dans l'équipe, accents ignorés.
- 3Indiquez la Quantité et la date.
- 4Validez avec Valider la distribution.
Le stock diminue, et la ligne apparaît dans l'historique de l'article comme dans la fiche de la personne. Le nom du bénéficiaire est recopié dans le mouvement : même si la fiche employé disparaît plus tard, la distribution reste attribuée.
Distribuer demande le droit Distribuer les EPI, distinct de Gérer les EPI. Un chef d'équipe peut ainsi équiper ses hommes sans pouvoir modifier le catalogue ni les prix.
Péremption
Casques, harnais, cordes ont une durée de vie. Renseignez la Date de péremption sur la fiche : l'article se signale en rouge à l'approche de l'échéance, et un email part vers les destinataires du domaine EPI. Le délai d'alerte se règle par projet dans le menu ⋮ de l'onglet.
Une alerte de stock bas existe aussi, envoyée quand il reste 2 unités ou moins d'un EPI. Son seuil n'est pas réglable.
Inventaire
Comme pour le stock, un inventaire EPI compare vos comptages au stock théorique et crée un ajustement pour chaque écart, seulement pour ceux-là.