L'entretien d'un véhicule se règle en kilomètres, pas en dates. C'est ce qui correspond à la réalité d'un utilitaire de chantier : deux véhicules achetés le même jour n'ont pas fait les mêmes routes.
Programmer la révision
Dans le formulaire du véhicule, cochez la case d'entretien et remplissez trois valeurs :
- Tous les (km) — la périodicité, 10 000 km par défaut.
- Dernier (km) — le compteur au moment de la dernière révision. C'est le point de départ du calcul.
- Seuil de rappel — combien de kilomètres avant l'échéance vous voulez être prévenu, 1 000 km par défaut.
Prochaine révision = dernier entretien + périodicité. Un Kangoo révisé à 82 000 km avec une périodicité de 10 000 est attendu à 92 000, et l'alerte se déclenche à partir de 91 000.
Comment l'alerte se manifeste
- Une pastille sur l'onglet Parc auto compte les véhicules concernés.
- Un bandeau orange sur la fiche indique « Entretien à prévoir bientôt », avec les kilomètres restants, ou « Entretien dépassé » et de combien.
- Un email part vers les destinataires que vous avez désignés pour le domaine Parc auto. Le contrôle tourne chaque jour à 8 h.
Si personne n'est désigné comme destinataire pour un domaine, aucun email n'est envoyé. Zaiko ne se rabat pas silencieusement sur les administrateurs. Ce réglage se fait une fois pour toutes dans les réglages de l'équipe.
Après la révision
Modifiez le véhicule et reportez le compteur du jour dans Dernier (km). Le cycle repart, l'alerte s'éteint. Joignez la facture dans l'onglet Entretien des documents : au bout de trois ans, l'historique complet du véhicule est dans sa fiche, pas dans un classeur.
Les autres échéances
Le contrôle technique et l'échéance d'assurance se règlent dans le formulaire du véhicule et se signalent en rouge dans le mois qui précède, sans email : c'est un repère visuel, pas une alerte. Les compteurs en haut de l'onglet regroupent les véhicules attribués, ceux au dépôt et ceux au garage.